Intentieverklaring - doelstellingen
In overeenstemming met onze waarden en visie en rekening houdend met de belangen van onze stakeholders, streven wij ernaar om onwettig gedrag te voorkomen en op te sporen. ‘Klokkenluiden’ is hiervoor een effectieve techniek, omdat deze methode aanspoort om eventuele vermoedens en redelijke twijfels over malafide activiteiten kenbaar te maken zonder angst en vooroordelen. Het beleid ter bescherming van Klokkenluiders (“Klokkenluidersbeleid”) is als zodanig van vitaal belang om:
- Een cultuur van openheid, verantwoordingsplicht en integriteit te ondersteunen;
- Een omgeving te creëren waarin Klokkenluiders zonder angst voor represailles alle mogelijke inbreuken, misdragingen of nalatigheden kunnen melden die de integriteit Slabinck zou kunnen aantasten en/of tot financieel verlies en/of reputatieschade zou kunnen leiden;
- Werknemers bewust te maken van de bestaande kanalen binnen Slabinck om vermoedelijke of daadwerkelijke inbreuken te melden;
- De kans te vergroten dat het management in een vroeg stadium wordt gewaarschuwd voor inbreuken en passende maatregelen kan nemen;
- Bij melding van mogelijke inbreuken aan Klokkenluiders geheimhouding en bescherming van hun legitieme persoonlijke belangen te verzekeren;
- Naleving van de principes met betrekking tot de onderzoeksprocedure te verzekeren. Alle mogelijke inbreuken worden beoordeeld volgens de richtlijnen die in dit Klokkenluidersbeleid zijn vastgelegd
Toepassingsgebied
Dit Klokkenluidersbeleid is gebaseerd op de voorschriften vastgelegd in de EU-Klokkenluidersrichtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden) en met de omzetting ervan in lokale wetgeving
Overeenkomstig de Klokkenluiderswet kan je zaken melden waarvan men te goeder trouw meent dat deze een inbreuk betekenen op de volgende gebieden:
Het materiële toepassingsgebied wordt bepaald in artikel 2 van de Belgische Klokkenluiderswet:
- Meldingen van inbreuken op Europese of nationale wetgeving in de volgende domeinen: (a) overheidsopdrachten, (b) financiële diensten, producten en markten, en voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, (c) productveiligheid en productconformiteit, (d) veiligheid van het vervoer, (e) bescherming van het milieu, (f) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, (g) veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid & dierenwelzijn, (h) volksgezondheid, (i) consumentenbescherming, (j) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen, (k) bestrijding van belastingfraude, en (l) bestrijding van sociale fraude.
- Meldingen van inbreuken waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad.
- Meldingen van inbreuken met betrekking tot de interne markt.
Link naar bevoegde autoriteiten voor externe meldingen
De bevoegde autoriteiten voor externe meldingen zijn opgenomen in het Koninklijk Besluit (Koninklijk Besluit van 22 januari 2023 tot aanduiding van de bevoegde autoriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 inzake de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector): Belgisch Staatsblad (fgov.be)
Link naar bevoegde autoriteiten voor externe meldingen
Slabinck heeft bewust gekozen voor de externe firma Trustan om de objectiviteit en vertrouwelijkheid te garanderen.
Surf naar https://app.trustan.io/report/655b2bcdb07aa5b43139de22
of scan deze QR-code
Wat na een melding?
Elke melder krijgt binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging. Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangt de melder feedback, meer bepaald de als opvolging geplande of genomen maatregelen en de redenen voor die opvolging.
Gevolgen voor de klokkenluider
- Tenzij de Klokkenluider te kwader trouw heeft gehandeld, zal hij/zij niet worden onderworpen aan enige vorm van (dreiging met of poging tot) represailles.
- Indien uit het onderzoek blijkt dat de Klokkenluider de melding niet te goeder trouw heeft gedaan (bijv. wanneer de melding valse en ongegronde beschuldigingen bevat of deze uitsluitend is gedaan met het oogmerk om anderen te belasteren of schade te berokkenen of bij vervalsing door de Klokkenluider of als de Klokkenluider zich voor iemand anders heeft uitgegeven), kan de betrokken Vennootschap passende disciplinaire of juridische maatregelen nemen (bv. civiele of strafrechtelijke vervolging wegens laster).
Gevolgen voor de betrokkene
- Als de beweerde feiten worden bevestigd, worden doorgaans disciplinaire maatregelen vastgesteld voor de betrokkene, samen met corrigerende maatregelen om de feiten recht te zetten en herhaling te voorkomen. De disciplinaire maatregelen kunnen, afhankelijk van de ernst van de inbreuk, variëren van een waarschuwing, schorsing of ontslag (al dan niet om dringende redenen), tot het in kennis stellen van de autoriteiten van een vermoedelijk misdrijf. Het is echter ook mogelijk dat er geen disciplinaire maatregelen worden aanbevolen. In dat geval zal de mededeling van het resultaat van het onderzoek aan de betrokkene plaatsvinden in de vorm van advies of coaching aangaande de aard van de inbreuk, de noodzaak om herhaling te voorkomen en de maatregelen die in de toekomst van de betrokkene worden verlangd. Indien nodig kan ook een gerechtelijke procedure worden opgestart.
- Indien de beschuldiging wegens gebrek aan bewijs wordt verworpen, kunnen ook corrigerende maatregelen worden genomen. Dit kan gaan om het verbeteren van processen, beleidsregels en controlemechanismen, een betere opleiding van werknemers en een verbetering van de interne communicatie of andere corrigerende maatregelen om het probleem op te lossen
Bescherming
Als een melding te goeder trouw is gedaan, zal de Klokkenluider vanwege de melding niet worden onderworpen aan enige vorm van (dreiging met of poging tot) represailles die ongerechtvaardigd nadeel voor de Klokkenluider veroorzaakt of kan veroorzaken, zoals (zonder beperkt te zijn tot) schorsing, ontslag, degradatie, onthouden van bevordering, overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, een negatieve prestatiebeoordeling, sancties, dwang, intimidatie, pesterijen, discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling, reputatieschade, opname op een zwarte lijst of enige andere vorm van represailles. Klachten over represailles worden zeer ernstig genomen. Dergelijke klachten over represailles worden onmiddellijk bekeken en, indien nodig, onderzocht. De beschermingsmaatregelen gelden zowel voor de Klokkenluider als voor personen die in een werk gerelateerde context te maken kunnen krijgen met represailles omdat ze de Klokkenluider geholpen hebben, bijv. faciliterende personen, derden die verbonden zijn met de Klokkenluider, en juridische entiteiten die eigendom zijn van de Klokkenluider, waarvoor de Klokkenluider werkt of waarmee hij anderszins verbonden is. In aanvulling op dit Klokkenluidersbeleid, kan lokale wetgeving de Klokkenluider verdere bescherming bieden in overeenstemming met het betreffende toepassingsgebied en de toepasselijke regels
Nog even dit
Dit Klokkenluidersbeleid:
- Is niet van toepassing op persoonlijke werk gerelateerde bezorgdheden
- Is niet bedoeld om de commerciële aanpak van Slabinck in twijfel te trekken en mag ook niet worden gebruikt voor klachten waarvoor binnen een Vennootschap al specifieke procedures zijn vastgesteld.
Deze zaken dienen eerst gemeld te worden via de reguliere interne kanalen. Indien de zaak om welke reden dan ook niet via deze interne kanalen kan worden gemeld, is het Klokkenluidersbeleid van toepassing.